Il nuovo millennio e l’esplosione del Web 4.0 hanno portato nuove sfide per le aziende. Tra queste, anche quella di rendere il lavoro delle risorse più flessibile e “intelligente”, sfruttando le opportunità offerte dalla tecnologia.
Stiamo parlando di un concetto ampio e complesso, che va oltre il lavoro “in remoto”: stiamo parlando di Smart Working.
Smart Working e i vantaggi della digitalizzazione
Smart Working: l’espressione è sulla bocca di tutti. Lo Smart Working non è una versione aggiornata del telelavoro, ma si tratta di una modalità di collaborazione e di gestione del lavoro in cui la produttività non è legata al luogo in cui si trovano l’azienda o le sue risorse.
In altre parole, grazie a Internet e agli strumenti digitali che semplificano la comunicazione e la gestione, i lavoratori possono collaborare ai progetti aziendali anche se si trovano a distanze notevoli.
Questa rivoluzionaria modalità di lavoro va attuata per gradi, in quanto presuppone un percorso cosciente di trasformazione dell’azienda.
La nuova cultura del lavoro
Un’azienda ha bisogno di una struttura organizzata per trarre vantaggio dal “lavoro agile”. E, soprattutto, gli imprenditori devono essere consapevoli del ruolo guida delle tecnologie per renderlo redditizio.
Strumenti digitali come app di messaggistica, piattaforme di collaborazione online, social media, spazi cloud e così via, sono essenziali per coordinare e monitorare il team.
Già stabilito all’estero, lo Smart Working sta crescendo anche in Italia.
Secondo lo Smart Working Observatory del Politecnico di Milano, ben il 58% delle grandi aziende italiane ha dichiarato di aver sperimentato questo nuovo approccio al lavoro. Dallo stesso studio emerge un ulteriore incremento dello Smart Working tra le PMI italiane, il cui 8% ha introdotto iniziative concrete.
Quali sono gli strumenti per implementare un progetto di Smart Working?
Lo Smart Working rivela come la Digital Transformation svolga un ruolo importante nello sviluppo di nuovi spazi di lavoro fisici e virtuali, fornendo un supporto significativo al lavoro e alla produttività.
Di particolare interesse per le attività di progettazione e pianificazione sono le soluzioni per migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno dei team di lavoro e con il cliente.
Microsoft Office 365 è la suite di produttività cloud based che consente di creare e condividere contenuti, ovunque e con qualsiasi dispositivo, offrendo una soluzione integrata che consente una collaborazione smart, veloce ed efficace.
Il servizio di collaborazione per eccellenza, fondamentale per la nostra visione di comunicazione #smart è Microsoft Teams. Questa piattaforma consente di lavorare a più mani alla stesura di un documento, dialogare in chat con i tuoi colleghi oppure organizzare una riunione video o audio in pochi secondi; e poi condividere file, pianificare attività, esaminare il loro avanzamento e molto altro.
E poiché i team diventano un unico hub per il lavoro di gruppo, esiste una app che aiuta a mantenere aggiornato il team di progetto con gli ultimi avvenimenti dello stesso sotto forma di post in Microsoft Teams. Di cosa stiamo parlando?
Microsoft Project Online, la soluzione flessibile e basata sul cloud per il lavoro quotidiano del project manager e del PMO, che devono gestire progetti complessi e di grandi dimensioni e coordinare un portfolio di progetti e risorse.
I membri del team con Project Online Essentials sono in grado di:
Entriamo nel dettaglio delle features:
Integrazione di Microsoft Teams e Project Online
Per la gestione di progetti tra attori interni ed esterni all’organizzazione (es: clienti, fornitori) LYB propone l’utilizzo dei canali di comunicazione Microsoft Teams, integrati con SharePoint Online ed il nuovo Project Online:
#1 È possibile identificare gli utenti designati alla creazione dei team di lavoro (Project Owner). Questi potranno creare nuovi gruppi direttamente dall’interfaccia di Teams e scegliere se rendere lo spazio privato (visibile solo ai membri del Team) o pubblico. Successivamente, si potranno invitare i partecipanti al gruppo di lavoro, incluso personale esterno (es: clienti, fornitori) semplicemente inserendo l’e-mail del contatto.
#2 La sezione post serve per condividere tutte le comunicazioni del Team (annotazioni, richieste ecc…). Quindi verrà eliminato l’utilizzo di e-mail, chat di WhatsApp e comunicazioni telefoniche non tracciate. Tutte le comunicazioni rimarranno tracciate all’interno della piattaforma.
#3 È possibile “taggare” una persona (digitando, per es: @Nome) per richiamarne l’attenzione all’interno della chat. La persona riceverà una notifica istantanea su Teams e anche via e-mail.
#4 Le videochiamate sono facilitate con la condivisione dello schermo tra più partecipanti.
#5 Nella sezione file all’interno del Team, si possono condividere ed archiviare i documenti di progetto, quali le schede tecniche, anche con persone esterne. I file finali (incluso il versioning) verranno archiviati su un elenco documentale di SharePoint Online, in totale sicurezza e saranno sempre consultabili in futuro in fase di eventuali auditing.
#6 Nel canale di Teams è possibile integrare una sezione contenente il nuovo Project. In questa sezione si possono assegnare le attività da completare con indicazione della data di scadenza prevista ed in automatico si creerà un Gantt di progetto.
#7 È possibile filtrare le attività per vari “stati”, per avere sempre la situazione sotto controllo: in corso, completate, non iniziate.
Nel panorama attuale, caratterizzato da competitività elevata, ritmi frenetici e digitalizzazione, è fondamentale un forte allineamento tra visione, strategia ed esecuzione.
È necessario un approccio globale in cui le persone possano usare gli strumenti più adatti per il proprio lavoro e la piattaforma interconnessa fornita da Microsoft è la soluzione alternativa digitale al tradizionale lavoro in ufficio.
In una realtà lavorativa sempre più dinamica, LYB può aiutarti a diventare più smart grazie a strumenti efficienti per la gestione dei team da remoto.