Quando parliamo di Microsoft, a tutti viene in mente Office. Ognuno di noi, infatti, almeno una volta nella vita ha utilizzato gli strumenti di Microsoft Corporation, nonché i ben noti Word, programma di videoscrittura; Excel, dedicato alla produzione e alla gestione di fogli elettronici; PowerPoint, per la creazione di presentazioni.
Ogni giorno nelle nostre attività quotidiane sfruttiamo al massimo questi servizi offerti dalla Suite Microsoft, ma dalla prima versione annunciata nel 1988 da Bill Gates ad oggi, molte cose sono cambiate. Negli anni si sono aggiunte nuove applicazioni per il lavoro, tra cui Outlook, SharePoint e Microsoft Teams, che in questi anni dettati dalla pandemia Covid-19, hanno avuto un’esplosione in termini di utilizzo nelle aziende di tutto il mondo.
Outlook, SharePoint e Teams sono gli strumenti essenziali nella comunicazione di un’impresa. È grazie a loro che possiamo scambiare ogni giorno centinaia e centinaia di informazioni, spesso riservate, che coinvolgono non solo i dipendenti dell’azienda ma anche clienti, fornitori e collaboratori. Se ne deduce che si tratta di mezzi da tutelare nel migliore dei modi, assicurando il più elevato livello di protezione possibile oltre alla sua costante continuità operativa.
Per raggiungere questo duplice obiettivo, le imprese si rivolgono sempre più spesso al Cloud. Il Cloud, infatti, determina ad oggi il vero salto quantico in termini di prospettiva di utilizzo di questi strumenti per una rinnovata produttività.
Per chi non ne facesse ancora uso, in questo articolo vediamo perché conviene procedere con la migrazione della posta elettronica a Microsoft 365.
Ma facciamo un passo alla volta. Quali sono i bisogni primari di un Team di lavoro?
Iniziamo cercando di capire quali sono i bisogni primari di un team, sia che lavori da remoto che nello stesso luogo fisico, per poter essere performante.
Principalmente sono tre:
- Comunicare verso l’interno e verso l’esterno dell’azienda.
- Collaborare, condividendo e aggiornando documenti in maniera veloce e sicura.
- Accedere rapidamente a documenti e informazioni, in sicurezza.
Come riuscirci? Con la tecnologia del Cloud computing è assolutamente possibile. Migrare o, nel caso di chi lo avesse già fatto, consolidare l’adozione di applicativi sul Cloud significa dotarsi di strumenti che supportano l’ottimizzazione e le potenzialità produttive di tutte le linee di business, e non soltanto l’IT.
Il prodotto che si sposa alla perfezione con questo scopo, come anticipato, è Microsoft 365: la suite per la collaborazione e comunicazione di Microsoft che comprende le innovative app di Office, i servizi Cloud intelligenti e la sicurezza avanzata.
Che cosa si intende per migrazione a Microsoft 365?
Microsoft 365 è un servizio basato sul Cloud che include i migliori strumenti abitualmente utilizzati nel team working.
Oltre a offrire la possibilità di lavorare con software di uso comune come Word, Excel e PowerPoint, sia su PC sia su dispositivi mobile, la Suite Microsoft fornisce altre funzionalità avanzate, come lo storage, il backup dei dati salvati e la condivisione dei file tra utenti, con la possibilità di modificarli e di intervenire su di essi. Il tutto con i massimi livelli di affidabilità e di sicurezza.
Per poter ottimizzare queste attività, il primo step è sicuramente centralizzare la gestione della posta elettronica. Per fare ciò, esiste la possibilità di procedere con la migrazione della mail a Microsoft 365.
All’atto pratico l’operazione consiste nel passaggio di un ambiente di posta elettronica già esistente ai servizi Cloud Software as a Service forniti da Microsoft.
Come avviene la migrazione dei messaggi di posta elettronica a Microsoft 365?
Il processo di migrazione varia tendenzialmente a seconda della soluzione di posta originaria e in base a determinati requisiti da rispettare. In linea di massima, la migrazione della mail a Microsoft 365 avviene con le seguenti modalità:
- migrazione IMAP (Internet Message Access Protocol), in cui si può usare l’interfaccia di amministrazione di Exchange per effettuare la migrazione del contenuto delle cassette postali degli utenti da un sistema di messaggistica IMAP alle cassette postali di Microsoft 365. L’operazione include anche la migrazione da altri servizi di posta elettronica ospitati, come Yahoo Mail o Gmail;
- migrazione PST (Personal Storage Table), che prevede l’upload delle diverse cassette postali degli utenti attraverso connessione Internet ai Datacenter Microsoft;
- migrazione Exchange On Premise che viene eseguita in maniera rapida per tutte le cassette postali. Può essere realizzata a fasi oppure in modalità ibrida mantenendo il server on premise;
- migrazione attraverso tool di terze parti.
A prescindere dalla modalità messa in atto, grazie a un procedimento di import/export, l’operazione rende possibile il trasferimento dei contenuti di una mailbox esistente, inclusi oggetti come file, rubriche e calendari, verso Microsoft 365.
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Vantaggi di effettuare la migrazione a Microsoft 365
Sono molteplici le problematiche che possono interessare la posta elettronica di un’azienda, ma una delle difficoltà più comuni consiste nell’interruzione della continuità operativa.
Le imprese che per le proprie cassette postali fanno uso di soluzioni in locale, che risultano tra le più diffuse, possono imbattersi in virus, malware, attacchi informatici, tentativi di phishing capaci di bloccare la fruizione della posta elettronica anche per parecchie ore.
Altro tema delicato è quello della sicurezza. Le imprese possono correre il rischio di perdere dati sensibili o informazioni importanti, spesso riservate, che sono conservate nella propria cassetta postale.
La migrazione dei messaggi di posta elettronica su Microsoft 365 permette di intervenire con efficacia su queste problematiche e su svariati altri grattacapi, fornendo una serie di significativi vantaggi.
Tra questi, ricordiamo che la migrazione Microsoft 365:
- assicura la continuità operativa, poiché la casella di posta, essendo in Cloud, è raggiungibile ovunque indipendentemente dallo stato di connettività aziendale. Con una semplice connessione Internet, si ha accesso alla posta elettronica, documenti e programmi, calendario, archiviazione nel Cloud;
- garantisce il massimo livello di sicurezza e affidabilità grazie all’uso di protocolli e di tecnologie in grado di proteggere da malware, virus, tentativi di phishing, collegamenti dannosi e altre minacce informatiche come data breach e ransomware;
- permette di salvaguardare i dati aziendali nel pieno rispetto della normativa europea in materia di tutela dei dati personali o GDPR, mediante sistemi di backup e di protezione. Protegge i tuoi dispositivi, i dati dei clienti, gestisce i permessi e l’identità degli accessi.
Siamo quindi di fronte a una soluzione di innegabile valore che, tra le varie cose, aiuta ad accrescere la produttività aziendale, consentendo a tutti i dipendenti e i collaboratori di lavorare ovunque, senza alcuna interruzione, con l’accesso a e-mail e a risorse costantemente sincronizzate.
E una volta effettuata la migrazione, ci sono altri vantaggi?
Certo, puoi usufruire di tutti i servizi e applicazioni che Microsoft 365 offre.
Vediamo i principali che non possono mancare nella tua azienda:
- Outlook – Posta elettronica, Calendario, Contatti.
- Teams – Messaggistica istantanea, chiamate audio/video, riunioni/conferenze online, collaborazione sui documenti, creazione di gruppi e organizzazione del lavoro dei team di progetto.
- OneDrive – Archiviazione sul Cloud per modificare e condividere documenti, foto e qualsiasi altro tipo di file.
- SharePoint – Condivisione del lavoro, organizzazione di progetti, ricerca di informazioni, creazione di siti web pubblici o aziendali.
Le tue risorse lavoreranno sempre con le versioni più aggiornate delle applicazioni incluse in Microsoft 365 perché i nuovi aggiornamenti vengono rilasciati automaticamente.
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Come abbiamo visto, i vantaggi derivanti dall’utilizzo di Microsoft 365 sono diversi, sia per l’azienda che per l’utente finale.
Tuttavia, per sfruttare appieno tutte le potenzialità della Suite e massimizzare il ritorno sull’investimento è necessario rivolgersi ad un partner con competenze e know-how all’altezza. CYBEROO51 oltre ad occuparsi della migrazione a Microsoft 365, offre a tutti i suoi clienti formazione e supporto continuo. In questo modo, avrai lo strumento giusto per fare il salto di qualità alla tua produttività, sia a casa che in ufficio!